Vous vous sentez un peu désemparé quand vous voulez organiser un évènement, vous lancer dans un cycle de développement personnel, préparer un déménagement à l’étranger ? Vous êtes dans une situation de mal-être, car vous ne savez pas où commencer en face de « cette montagne » ? Cet article va vous aider à élaborer un cadre et à entrer dans un bien-être tout en gérant les activités de votre projet. Vous pourrez y gagner une certaine confiance en vous ainsi que le sentiment qu’au fond, « tout est possible ».
Qu’est-ce-que la gestion de projets ?
Dans la compréhension générale, la gestion de projets est considérée comme une discipline exercée exclusivement pour des besoins professionnels. En effet, nous entendons souvent par projet le développement de logiciels, la construction d’édifices, la conception d’un produit… cette discipline est pratiquée depuis des siècles comme le montrent les grands édifices de ce monde ou les moyens technologiques qui nous entourent.
Par définition, « la gestion de projets est une initiative temporaire entreprise dans le but de créer un produit, service ou résultat unique ». La notion d’unicité est associée à l’objectif fixé en termes de livrables ou de but à atteindre. C’est une initiative temporaire, car il y a un début et une fin qui marque l’atteinte de l’objectif du projet. Par conséquent, la gestion de projets implique nécessairement un changement. En effet, l’introduction d’un nouveau produit ou service entraînera nécessairement des adaptations organisationnelles, financières, environnementales pour ne citer que quelques aspects.
Si nous étendons cette définition, la gestion de projets n’est donc pas seulement réservée pour des besoins professionnels, mais aussi pour des objectifs plus personnels. Ainsi, développer par exemple ses capacités de communication, de prise de décision, de gestion du temps pourrait s’appuyer sur les techniques de gestion de projets. En réalité dans notre vie personnelle de tous les jours nous avons besoin de gérer de nombreux petits projets, que ce soit préparer ses vacances, les rencontres familiales, les études des enfants… et le mal-être peut survenir quand « on ne sait pas par quel bout commencer », car « il y a tellement de choses à faire » ou « c’est tellement compliqué… »
Et si tout simplement utiliser les techniques de gestion de projet appliquées et adaptées à une échelle personnelle nous permettait justement de lever les freins ? Il s’agirait alors de prendre en considération tous les aspects de la gestion d’un projet, synthétisés en 5 étapes et de les appliquer, comme cela est détaillé un peu plus loin:
La gestion de projet et le bien-être
Nous avons tous dans notre vie ressenti cette sensation de bien-être d’un travail accompli, d’une fête réussie, d’un défi relevé… cette sensation est tout simplement le résultat d’une émission de dopamine dans le cerveau (nous vous recommandons notre article sur les neurosciences et le bien-être). Cet état de bien-être est encore plus fort lorsque le but atteint a nécessité des efforts particuliers à cause entre autres de sa complexité (exemple : de nombreuses activités impliquant plusieurs personnes), de son enjeu (exemple : l’impact sur soi ou ses proches), de sa durée (exemple : un effort qui a duré plusieurs mois).
Nous avons aussi ressenti ce sentiment d’excitation dans le lancement ou l’exécution d’un projet. Dans ces états, nous imaginons le résultat final, nous planifions les moindres détails, nous suivons avec intérêt l’exécution des actions que nous avons initiées.
A contrario, l’abandon d’un objectif en cours de route génère un sentiment de frustration source évidente de mal-être. Cet abandon est encore plus mal ressenti si on n’en comprend ou n’accepte pas les raisons.
Savoir gérer un projet permet donc de maintenir son bien-être lorsqu’on cherche à atteindre un but qu’il soit personnel, familial ou collectif. En effet, on peut ainsi maîtriser de bout en bout le déroulement des actions vers ce but et pouvoir agir dessus même si des situations inattendues ou exceptionnelles arrivent. On pourra réagir sereinement en reprenant les étapes et en redéfinissant le périmètre de son objectif à atteindre, la planification des activités, leur exécution et leur maîtrise : on utilisera un « esprit de gestion de projet ».
Finalement, savoir gérer un projet permet de mettre en place un cercle vertueux du bien-être.
Que faut-il donc pour gérer un projet ?
Comme expliqué plus haut, il y a 5 étapes essentielles :
Étape 1 : Initialiser son projet
Il s’agit ici de bien comprendre pourquoi on a besoin de ce projet et les raisons de son lancement en s’appuyant clairement sur la vision qu’on a de l’objectif à atteindre. On identifiera aussi les personnes qui pourraient être impliquées. Il est recommandé de marquer cette étape par la création d’une « charte projet » qui servira de boussole d’orientation tout au long du processus.
Cette étape consiste donc à définir :
- son besoin,
- sa motivation,
- sa vision,
- les parties prenantes : les participants, intervenants et autres personnes voire organisations qui pourraient être impliquées dans le projet.
Étape 2 : planifier son projet
Dans cette étape, il s’agit :
- de définir plus précisément le périmètre du projet. Cette définition peut s’appuyer sur le concept SMART (Specifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel), d’identifier toutes les activités nécessaires à son accomplissement et le porter sur un échéancier,
- de lier les éventuelles ressources nécessaires aux activités. Ce sera ainsi l’occasion d’estimer les coûts éventuels de votre projet,
- de préparer les activités nécessaires à la communication de ce que vous faites ainsi qu’aux différentes interactions nécessaires en prenant en compte les parties prenantes vues à l’étape 1,
- d’identifier les risques éventuels que le projet peut rencontrer et les actions pour les contourner ou les atténuer.
Il est recommandé de marquer cette étape par la création d’un tableau contenant tous les éléments cités plus haut.
Étape 3 : Exécuter le plan de son projet
Cette étape est véritablement celle des actions en conformité avec le plan défini dans l’étape 2. Il va de pair avec l’étape 4 qui va permettre de rééquilibrer les activités si besoin.
Étape 4 : Maîtriser/contrôler l’avancée du projet
Cette étape va de pair avec l’étape 3. Il s’agit de mesurer certains objectifs intermédiaires et de savoir réajuster l’exécution des actions si besoin. Si par exemple un évènement a entraîné un retard dans un échéancier important, il sera nécessaire d’en mesurer l’impact dans cette étape afin de réajuster les actions. Les réajustements seront marqués dans le tableau de l’étape 2.
Étape 5 : Célébrer la fin du projet
Cette étape marque la fin du projet et consiste à le marquer par une activité symbolique (exemple : un repas collectif, une petite sortie…).
Un exemple illustratif (jusqu’à la planification)
L’idée : j’ai envie de m’impliquer plus dans des activités sociales.
Étape 1 : initialiser son projet
J’ai envie de m’impliquer plus dans des activités sociales, car je veux avoir plus d’impact sur la société. J’en ai vraiment besoin, car cela me manque par rapport à mon travail. Je pense qu’il est faisable de faire quelque chose, car je dispose d’un peu de temps en soirée et pendant quelques weekends. Ces activités sociales sont soit des associations caritatives de distribution de repas ou de collecte de dons. Je vais impliquer ma femme et mes enfants (car ils vont être impactés), deux de mes amis (pour leurs conseils), et j’ai identifié un certain nombre d’organisations cibles.
Étape 2 : planifier mon projet
Mon objectif de projet : m’engager dans une association de distribution de repas ou de collecte de dons avec un début dans 3 mois à raison de 2 soirées par semaine et 1 jour de weekend par mois.
Quelles actions mettre en place
Pour votre prochain projet, procédez à l’étape 1 puis l’étape 2 et voyez si cela vous donne un peu plus de bien-être
À retenir
- Pensez à écrire clairement votre “charte projet”, cela vous aidera à naviguer sereinement dans vos actions.
- Si un projet n’a pa pu aboutir, ce n’est pas un échec et c’est même une opportunité d’apprendre à partir du moment où vous avez compris pourquoi. La gestion de projet aide à cette compréhension.
« Je n’ai pas échoué. J’ai simplement trouvé 10.000 solutions qui ne fonctionnent pas. »
Thomas Edison
